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今から始めるマイナンバー 収集から利用まで

今から始めるマイナンバー 収集から利用まで

2016年 冬号 2016.02.05


クラウドだから情報をしっかり守れる
課題となる履歴管理も自動で記録

マイナンバー制度がスタートした。具体的な収集・保管方法を検討中だったり、紙で情報を集めたものの「情報管理が想像以上に大変」と感じている企業が増えているのではないだろうか。

マイナンバーの利用には適切な安全管理措置が求められているので、社内の負担を抑えつつ条件を満たす運用方法を選びたい。

マイナンバーを管理するクラウドサービス

その際に検討したいのがIT、特に信頼できる会社の専用クラウドサービスの活用である。

というのも、紙での運用は紛失・コピーによる漏えいの恐れがあり、表計算ソフトなどでリストを作成した場合は、持ち出しや閲覧を制限するセキュリティ対策が必要だ。さらに、誰がいつマイナンバー情報にアクセスしたかの履歴管理が求められるので、この運用方法も考えねばならない。

では、専用サービスを活用するメリットはどこにあるか。スマイルワークスの「マイナンバーワークス」(クラウド型統合業務システム「クリアワークス」シリーズ)を例に紹介しよう。

「マイナンバーワークス」は、インターネット上でマイナンバーの収集・保管・利用・廃棄までをトータルでサポートするクラウドサービスである。

同社のクラウドは提供開始から7年間、障害停止ゼロ・セキュリティ事故ゼロを継続しており信頼性が高い。マイナンバーのデータベースは暗号化され、通信上もSSLで安全性を確保している。

表示方法の工夫で 安全管理措置に対応

まず、従業員とその家族のマイナンバー収集に関しては、管理者が従業員一人ひとりにIDと専用URLを発行し、専用画面から自分で登録する(管理者がまとめて登録することも可能)。

マイナンバー運用体制のポイント

番号が正しく入力されたかどうかを管理者が確認する方策として、同社では、個人番号カード等の画像情報の保管を行える本人確認オプションも提供している。これを利用すると、各従業員の本人確認資料をクラウドストレージ上で管理することが可能となる。

管理者がこのストレージにアップロードされた画像情報を呼び出し、マイナンバーワークスでの登録情報と突き合わせれば、確認作業もクラウド上で完結させられる。

次に、安全管理措置に関しては、ID・パスワードによりユーザー管理が徹底され、さらに番号情報を社内に置かないため、ファイルをコピーして持ち出される危険を回避できる。

ただ、パソコンを使った運用では、画面を覗き見されてしまう恐れがある。「マイナンバーワークス」では、こうした事故を防ぐため、登録データを表示する際、番号の下二けた以外は伏字にしている。番号を完全表示させたい場合は、周囲の状況を確認した後「表示」ボタンを押せばよい。

給与ワークスとの併用で さらなる自動化を実現

そして、便利さをより強く感じるのが操作履歴管理である。

「マイナンバーワークス」では、同サービスにマイナンバーを登録/編集削除したり、閲覧や利用(帳票への出力やデータダウンロードなど)した際に誰がいつどんな利用をしたかの情報を自動記録する機能がある(下図の画面例参照)。

利用者に記録を促したり、アクセスログを調べたりする必要がないので、かなりの省力化になるはずだ。

源泉徴収票への記載など、「利用」に際しては、クリアワークスシリーズの「給与ワークス」を利用すれば、マイナンバー情報を自動的に読み込み書類を作成できる。

担当者がマイナンバー情報に直接触れずに書類を作成できるので、より安全性が高くなる。

他社の給与ソフトを使用していたり業務委託をしている場合は、マイナンバー情報をCSVでダウンロードして活用すればよい。

年度末・新年度は入社・退社のシーズンでもある。その前にマイナンバー管理の仕組みを整えておきたい。

マイナンバーワークス

お問い合わせ先

  • 株式会社スマイルワークス
  • 東京都千代田区猿楽町2-8-16 平田ビル7階
  • 電話 03-5620-9710
  • https://www.clear-works.jp

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