マイナンバーは、運用の工数で管理方法を決めるのが得

2016年秋号 2016.11.30

マイナンバーがスタートして間もなく1年。いよいよ年末調整を迎え、マイナンバーの記載を求められる大きな仕事が近づいてきた。
従業員等のマイナンバーをまだ収集していなければすぐに取りかかる必要があるが、「集めてはいるが、コピーして金庫にしまっている」という企業もあるようだ。

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　マイナンバーは、税や社会保険の届け出等に「使う」ためのもの。
　金庫に入れる方法は、保管はバッチリだ。
　では使うときは？

　担当者の机に仕切りをつけたり、間違えずに転記したり、金庫を開けた記録を必ずとったり、実は結構工数がかかる。
　これ、見落とされがちなのである。

　マイナンバーは目的外の利用が禁止され、故意の情報漏えいに対する罰則規程もある特定個人情報なので、ガイドラインに沿った適切な運用が求められている。
　例えば、保管した通知カードなどのコピー用紙を金庫から出して使う際には、誰がいつ情報を利用したかの記録を取らねばならないのである。これが、思った以上に面倒である。何より、担当する従業員の精神的な負担がつらいところだ。

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　一定数の対象者がいるならば、マイナンバー管理は紙によるよりも、専用システムを活用したほうがトータルで業務の負担を減らせ、「得」なのだ。

　中小規模企業にピッタリのマイナンバー運用管理サービスの一つに、「商工会議所マイナンバーサービス」があり、２０１６年１０月現在6つの商工会議所でサービスインしている。。

使った方が得！　マイナンバーを管理運用できる便利なサービス

もう一つ、「いつもの通信会社にマイナンバー管理運用も頼めて便利」なのが、NTT東日本が全国を対象に提供している中小企業・SOHO向けオンラインストレージサービス「フレッツ・あずけ〜る PROプラン」の「マイナンバー管理機能」である。
この秋にパワーアップしてさらに便利になった、

もともと重要データのバックアップやマイナンバーの保管、大容量データの共有などを月額500円〜（利用可能容量10GBの場合。インターネット接続回線とその費用が別途必要。）の手頃な料金で利用でき、利用企業が増加中のサービスだが、
この10月から、マイナンバーに関わる業務をトータルにサポートする「マイナンバー管理機能」が追加され、マイナンバーの収集依頼や登録、運用をインターネットを通じて安全・手頃に行えるようになったというわけだ。

「マイナンバー管理機能」を使った業務の流れを簡単に紹介しておこう。

順に、①従業員登録、②収集依頼、③マイナンバー登録・保管、④従業員管理、⑤給与ソフト連携である。

①従業員情報の登録
管理者が手動で一人ずつのデータを入力する方法と、すでにデータ化された従業員情報のファイルを一括登録する方法がある。

②マイナンバーの収集
登録した従業員情報を選択し、マイナンバーの収集目的を設定したうえでメールにより登録を依頼することができる。

③マイナンバー登録・保管
メールを受け取った従業員は各自のパソコンやスマートフォンからマイナンバーを登録する。通知カードなどのコピーはPDFやJPEGなどで貼付もできる。

④従業員管理
管理者は各自が登録した情報を「フレッツ・あずけ〜る PROプラン」の従業員データベース内でチェックすればよい。

⑤給与ソフト連携
保管しているマイナンバーを利用する際は、CSVとして出力し、給与ソフトとのデータ連携も可能。クラウド上で直接連携できるソフトであれば、管理者が直接マイナンバーに触れることなく作業が進められ便利だ。管理者の精神的な不安が解消される点は大きい。

「フレッツ・あずけ〜る PROプラン」には、従来からアクセス権限設定、ログ管理、自動データ削除といったマイナンバー管理に役立つ機能が備わっていたが、さらにこれらの新機能を組み合わせることで、マイナンバーの収集・保管から運用までの業務を一元的に実施することが可能になった。
しかも今回の機能拡張に伴う料金アップは一切ない。