働き方改革の第一歩は勤務時間の正確な把握総務部門から仕事を効率化しよう

2017年夏号 2017.06.08

政府も力を込めて推進する「働き方改革」。長時間労働の是正や多様な勤務形態の導入などに着手する動きも出てきているが、「仕事が多く、帰りたくとも帰れない」という現実もある。機械的に残業禁止の措置を取れば、生産性の低下や売上の減少ひいては業績悪化につながるリスクもあるだろう。

まずは固定業務の時間短縮
部門別の課題解決から

こうした中小企業の実情を踏まえ、基幹業務パッケージ「奉行シリーズ」を提供するオービックビジネスコンサルタント（OBC）は、まずは部門単位での業務効率化が大切と指摘する。そして働き方改革推進のポイントとして、「固定業務にかかる時間の削減」と「ミニマムにスタート」を挙げる。前者は、労働時間を顧客対応などに費やす“変動業務”と事務・管理を中心とする“固定業務”に分け、変動業務＝成果を維持しつつ固定業務の効率化で労働時間短縮を図るというもの。後者は、課題を洗い出しやすい小規模＝部門別に進め、ボトムアップで全社的な改革につなげていくことを示している。

勤怠管理業務を自動化
リスクマネジメントにも一役

「OMSS＋勤怠管理サービス」は、紙やExcelなどで行っていた勤怠管理業務─出勤簿や各種申請承認書類の回収・データ入力、集計計算、管理資料作成といった一連の作業を自動化。大幅な時間短縮と負荷軽減を実現する。
出退勤打刻はパソコン、スマートフォン、タイムレコーダー、生体認証など多彩な方法が利用可能。勤務場所に応じた最適な端末を選択できるうえ、従業員は出張先や直行直帰時でも場所を問わずに打刻ができる。また、勤怠申請・承認もWeb上で行えるため、紙での手続きが不要になり、申請内容も自動集計される。

　未打刻者、残業超過や遅刻・欠勤の多い従業員などに対する自動アラート機能も装備している。本人だけでなく上長や管理者への通知も可能なので、健康管理やメンタルケアのアクションにつなげることもでき、リスクマネジメントの強化にも役立てられる。
　クラウド型サービスゆえに、労働基準法の大幅改正をはじめとした法制度の変化やITなどの環境変化にも対応するので安心だ。

　「OMSS＋勤怠管理サービス」は、奉行シリーズを導入していなくても利用できるが、「給与奉行」や「人事奉行」と連携させることで、社内業務のさらなる時間短縮・効率化を図ることができる。導入企業の調査結果を踏まえたOBCの試算では、勤怠管理に要する時間の90％削減も可能だ。働き方改革の第一歩として、勤怠管理業務の効率化で確かな手応えをつかんでみよう。