名刺を、机の引き出しに眠らせていませんか

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2018年夏号 2018.06.12

出会いの証を企業の資産に変え、働き方改革を実現

異業種交流会や営業時に一生懸命交換しても、いつの間にか引き出しに眠ってしまっている名刺。名刺用のファイルで整理しても保管場所に困ったり、外出先からは簡単には取り出せない。また、アプローチしたい企業のキーパーソンと接触できずに困っているとき、実は同僚がすでに名刺交換をしていた、というまさに松重豊さん出演でお馴染みのSansan CM「それさぁ、早くいってよぉ?」という、残念な事態もある。

「社内で人脈が共有できていれば、もっと仕事がうまくいったのに…」それが法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」が生まれたきっかけだ。現在、名刺管理サービスにおけるSansanの国内シェアは81%（2017年8月シード・プランニング調べ）、三井住友銀行をはじめとするメガバンクや官公庁など、業種・業態・規模問わず7、000社が導入している。

名刺をスキャンするだけ　いつでもどこでも簡単活用

通常、名刺情報をデータ入力するだけでも結構な手間がかかる。市販のスキャナーを使ってもデータ化精度が悪く活用はできない。また、名刺情報をデータ化できたとしても、顧客情報は人事異動を経て、またすぐにクレンジング作業が発生する。では、Sansanはどのように名刺を価値ある資産に変えているのか。
ユーザーが専用スキャナーやスマートフォンアプリで名刺をスキャンすると、SansanのオペレーションセンターではAIなどのテクノロジーと人力によるデータ入力が行われ、ほぼ100%の精度でデータ化される。
実際にユーザーが行うことは、専用スキャナーで名刺をスキャンするだけ。たったこれだけで、ユーザーは名刺に書かれている顧客情報といつだれがどこで接触したのかという人脈情報をパソコンやタブレット、スマートフォンで、いつでもどこでも簡単に確認することができる。外出先で、スマートフォンからメールを送れるほか、一斉メール配信など効率よく営業を進められる便利な機能もある。
またさらに、Sansanでは個人が持つ人脈を全社員で共有することができる。今アプローチしたい企業の担当者と名刺交換をしている同僚が社内にいれば、Sansan上で同僚にメッセージを送り紹介してもらうこともできる。営業強化と同時に、社内のコミュニケーションが進化するかもしれない。
つまり、Sansanはビジネスの出会いの証である名刺を企業の資産ととらえ、働き方を革新する唯一無二の名刺管理サービスのようだ。

前年度実績多数　導入半年で効果の声

展示会出展が多いある会社では、集めた名刺の入力に丸一日かかっていたが、Sansan導入後は作業時間が5分に短縮されたという。また、上段コラムで紹介する事例のように、昨年度実施されたIT導入補助金制度を利用してSansanを導入し、働き方改革の推進に活用した企業もある。
Sansanでは、本年度も補助金の活用に向けたセミナーを開催している。その際、ツールの説明も行われるので足を運んでみたい。

＊開催日程は上記QRコードを参照してください。

Sansan導入事例
　大阪府大阪市　ビル・住宅資材開発販売業　マツ六

「働き方改革の実現、生産性の向上、そして事業部間のコミュニケーション強化を図りたい」─住宅用建築金物・資材の専門商社であるマツ六株式会社（大阪本社）の執行役員である森田正彦氏は、2016年に発足した「ICTデザイン室」にて働き方改革の旗振り役であった。
ICTを活用して生産性向上を図りたいとツールの選定を進めるなかで、「全社員の名刺を共有化できる」Sansanに目がとまった。
社内では、展示会出展で集めた名刺のリスト化に多くの時間と労力を費やしており、また、名刺を探し出すのがおっくうで営業のコンタクトが後回しになってしまうこともあったという。
「クラウドサービスの導入は初めてで、運用ができるか当初は心配もありましたが、デモンストレーションをしてもらったときの社員の反応がよく、これなら使えると思いました」と森田氏は振り返る。

部署間で情報共有でき、顧客対応がスムーズに

Sansanの手厚いサポートもあり、新しいツールに苦手意識がある社員でも抵抗無く、スムーズに導入を図れた。
展示会に出展する部署では、名刺をスキャンしてアップした翌日にはデータベースが出来上がっているというスピード感により、フォローメールも素早く送信できるようになった。これまで名刺の入力や管理に充てていた時間は展示ブースのデザインなどクリエイティブなことに充てている。
また、同社は5つの事業部に分かれているが、同じ顧客に複数の部署が関与している場合は情報共有に手間がかかった。今はSansan上に記録が統合されるので、一つひとつの部署に情報を確認せずとも不明点だけを聞けばよく、効率アップにつながっている。

「情報の一元管理、メール配信業務の簡素化やペーパーレスを実現でき、生産性の向上によって、働き方改革を実行できました」
森田氏は取り組みの成果をこのように語った。
（情報提供：Sansan)