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ITで便利になるマイナンバー対応

クラウドサービスでマイナンバー管理

2015.10.13


第2回 マイナンバーの安全管理措置とは」に続き、ITを使ったマイナンバーの対応についてお伝えします。(編集部)

第3回 ITで便利になるマイナンバー対応

会社で従業員や扶養家族のマイナンバーを取り扱うにあたっては、ITを使うと管理がしやすい。

もちろん、すべて手作業で行うこともできるが、マイナンバー情報を記載した書類の保管に金庫を設置したり、出し入れをした人や日付を記載するのはかえって面倒だ。

マイナンバー関連業務をするときは、他の従業員から見えないような場所(衝立の設置など)も求められる。

ではITを使える分野はどのあたりなのだろうか。

(1)マイナンバー活用のプロセスから考える

マイナンバーの取り扱いプロセスには、

①番号の収集(本人確認)
②安全な保管と管理
③指定の帳票への記載

の大きく3つの分野がある。

①番号の収集(本人確認)

①は、マイナンバーの通知書と確認書を提出し会社が本人であることを確認するものだが、この部分をカバーする専用のクラウドサービスが提供されている。

紙の書類を提出しなくとも、セキュリティを保った状態で本人情報やマイナンバー通知カードの写真画像を保管。社内の責任者が本人確認を行い承認すると、データとして登録される。

専用クラウドサービスを使う利点は、従業員がスマートフォンなどから簡単に情報を登録でき、人目に触れにくいこと。紙の書類はコピーの恐れやうっかり目に入る危険があるが、システム化するとこの部分を回避できる。

また、②の安全な保管にも同時に対応する。

②安全な保管と管理

②は、マイナンバーの収集方法により分かれてくる。

・収集用紙を電子化して保存

収集を紙で行った場合は、確認後スキャナで読み取りPDFデータとし、専用のフォルダーやクラウド上のセキュリティの高いストレージなど、安全な場所に保管する。用紙は返却するなど、社内に置かないようにする。

・電子データを安全に保管

エクセルの表などパソコンソフトでマイナンバーの一覧表を作成した場合、それらをパソコンのデスクトップのような個人の領域には決して置かないようにする。

アクセス者を限定した専用のフォルダーに保管し、ファイルのコピー(持ち出し)を禁止する。また、セキュリティソフトなどでUSBへのコピーを検知するようにしたい。

・クラウドサービス利用のメリット

社内のファイルアクセスを厳密に管理していなかったり、セキュリティ対策が行き届いていない場合などは、社内で管理体制をつくるのは大変だろう。

その場合は、データ保管向けのクラウドサービスを利用するとよい。専門会社が運営するデータセンターは信頼性が高く、セキュリティ対策もしっかりしているからだ(個人向けの無料サービスなどは絶対に利用しない)。

いずれの場合も利用者を限定し、ID、パスワードの管理等はしっかりしておくようにしたい。

③指定の帳票への記載

③については、手書きで記載するか、源泉徴収票であればマイナンバーに対応した給与ソフトを活用すれば出力できる。

現在使っている業務システムがあれば、対応を確認しよう。この機会に、IT化するのも手だ。

①の番号収集サービスの中には、給与ソフト等との自動連携をするサービスがある。社員がファイルを引き出したり、転記したりしなくてよいので、マイナンバー業務を担当する社員自身の安心感も高まる。

マイナンバー管理は、「コピーや持ち出しがしにくい体制」「人がかかわる部分を最小限にする」と安心だ。ITサービスもその観点で選ぶとよいだろう。

ポイント1)専用の収集・保管サービスが登場。セキュリティ対策として信頼できるクラウドストレージに預けることも有効。

マイナンバーの保管・管理

(2)どうする? 従業員教育

マイナンバーの適切な運用には、従業員一人ひとりが内容を理解し適切に取り扱う姿勢を持つことが求められる。

会社として、マイナンバーに関する情報提供を行い理解度を深めるべく、従業員教育を行いたい。

現場の業務があると集合研修はなかなか難しいが、今は、パソコンを利用した「eラーニング」が発達し、マイナンバーに関しても学習システムが提供されている。

業務の都合に合わせて学習でき、進捗も把握できるので、こうしたITサービスを利用することも考えておきたい。

ポイント2)社員教育にもITが使える。

マイナンバー制度への対応とセキュリティ対策

次回は、マイナンバーの運用モデルを考えていきます。更新は10月30日の予定です。


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