6つの機能を果たす1台で効率を上げる利用者権限の設定などセキュリティにも配慮

ブラザープリンター

2015年秋号 2015.11.06

brotherプリンターマイナンバー制度の開始にあたり、業務担当者だけが専用で使えるプリンターやスキャナーのニーズが高まっている。登録データの確認や提出書類のデータ化などの業務を、限られたスペースで安全に行うには、プリント、コピー、スキャナー、ファクスなどの機能を1台に集約した複合機に目を向けたい。

デスクトップでも使えるコンパクトなビジネス向け複合機といえば、ブラザーのジャスティオシリーズが挙げられる。導入しやすい価格でありながら、ビジネスに必要な性能やセキュリティ機能を備えているからだ。

では、その実際をカラーレーザー複合機「MFC-9340CDW」を例に、説明していこう。ブラザーの複合機

同機はA4対応で上図のように6つの役割を1台で実現。本体の高さ・幅はわずか41センチ、さらに用紙の出し入れは前面から行えるので、設置場所を選ばない。自動両面プリントと自動両面スキャンに対応し、プリントスピードは1分間に22枚と、効率的な業務の遂行に寄与する。

利用権限に機密保護　豊富なセキュリティ機能

マイナンバー関連業務はもちろんのこと、普段の仕事でもセキュリティや機密情報への配慮が求められているなか、会社で共有するプリンターは、出力した文書を別の人が間違って持っていってしまったり、プリントをかけた直後に電話がかかってきて印刷したまま放置されたりと、特有の課題がある。

「MFC-9340CDW」は、ビジネスで求められるセキュリティ対策にも配慮している。そのなかから3つの機能を紹介しよう

●本人の目の前でプリント
印刷した担当者以外の人が文書を目にしたり間違って持ち去るのを防ぐ機能。パソコンから印刷を行った際、文書データはいったん複合機に保存される。本人が複合機の前に行きパスワードを入れるとプリントがスタートする。

●役職・担当に応じた利用範囲
複合機の機能のうち、例えば「役員は全機能が使え、総務はスキャナー、プリンターを使える」など、個人ごとに利用可能な機能を設定することができる。機密書類を扱う現場で、管理職以外をコピー禁止にする、プリントできる担当者を制限するなど、扱う情報と権限に応じた運用をサポートする。

●「社外秘」等の透かし印刷
コピーしてはいけない書類を印刷する際、「社外秘」「コピー不可」など透かしを入れることができる（オリジナルの文言も可）。

その他にも、印刷文書に利用者のIDを印刷して責任を明確にしたり、スキャンしたデータを個人のパソコンを経由せず、ダイレクトに指定のフォルダーやクラウド上の保管場所に保存できるなど、文書を安全に扱うための仕組みが用意されている。セキュリティ印刷