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専門家が解説 Office 365の徹底研究(第4回)

専門家が解説 Office 365の徹底研究

2016.09.14


読者の関心が高いOfficeソフトの新しい利用方法。まだまだ知られていない便利な使い方について専門家に解説いただく。(編集部)

一般社団法人ヒューリットMF(経営革新等支援機関)
藤岡秀和氏(ITコーディネータ)
http://www.hritmf.com

リアルタイム共同編集によりチーム力を高める活用を!

Word、Excel、PowerPointで作成したファイルを複数のメンバーで共有し、更新するというケースは良くありますが、その際に同時に作業していて他のメンバーの更新内容を無駄にしてしまった経験はありませんか。

バージョンを管理し、ファイル内容を比較してマージするなど、工夫されていることと思います。

Office 365ではこれらの煩わしさを解消し、ファイル作成・更新を効率化するため、共同編集の機能が強化されています。

特にOffice 365にサインインし、ブラウザ上でファイル作成・更新を行うOffice Onlineにはリアルタイム共同編集機能が備わっていて便利です。

他のメンバーの編集箇所がリアルタイムに編集中のファイルに反映される仕組みとなっており、互いの編集内容を逐次把握しながら、自身も同時に同じファイルを編集できるのです。

オンライン版と2016間でリアルタイム共同編集も

Office Onlineパソコンにインストールして使用するオンプレミス版Officeの中ではWord 2016とPowerPoint 2016がリアルタイム共同編集機能を備えています。Word 2016同士、あるいはWord OnlineとWord 2016の混在する状況でのリアルタイム共同編集が可能です(PowerPointも同様)。

また、チームでのOfficeを用いた共同作業をさらに活性化・効率化するため、Office OnlineやWord 2016、PowerPoint 2016ではリアルタイム共同編集時に、上部メニュー(リボン)にチャットボタンが表示されます。アプリ内で画面を切り替えることなくチャットをしながらファイルを編集することができます。

チャットにはSkypeのビジネス版であるSkype for Businessの機能が実装されています。

Office Onlineはインストールすることなく使用できるため、Officeの簡易版と捉えられがちですが、オンライン環境で使用し、グループでリアルタイムに共同編集する状況においては、オンプレミス版より有用なツールと言って良いでしょう。

リアルタイム共同編集を行う際にはぜひOneDrive for Businessを活用してください。また、最近使用したファイルや他のメンバーにより最近変更された共有ファイルを教えてくれ、Office 365のグループ内SNSであるYammerに記載された情報などを知らせてくれるDelveも作業の効率化に非常に役立ちます。

Office 365のグループで活用できるツール類をぜひお使いください。


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