難しそうな労務管理も「紙」から脱却し従業員も担当者も働きやすい職場に！

2021年春号 2021.04.02

業務で扱う情報のデジタル化は、デジタル庁の新設や“脱ハンコ”など政府も取り組み強化に乗り出し、気運が高まってきた。
ただ、デジタル化をしにくいと思われる業務もある。労務管理などはその一つだ。一人ひとり異なる入社、身上異動、退職などの各種手続きはどうしても紙中心の管理になりがちだ。

このワークフローをデジタル化して管理できれば、業務効率化・作業時間短縮によって“一人総務”の企業でも担当者の負荷をかなり軽減できる。コロナ禍の現状では、テレワークに柔軟に対応できるメリットも大きい。
他方で、社会保険手続きの電子申請義務化（2020年4月から大法人を対象とした一部の手続き）が始まり、今後は対象が拡大することも考えられる。コンプライアンスの側面でも、労務管理のデジタル化は必須要件になる可能性があるのだ。

入社から退職・再雇用まで一連の手続きを網羅

労務管理のデジタル化をスムーズに進める有効な手立てとして目を向けてほしいのが、基幹業務システム「奉行シリーズ」を展開するオービックビジネスコンサルタント（OBC）のクラウドサービスだ。
同社は、企業内で行われる各種申請など定型業務のプロセス改善にフォーカスしたクラウドサービス「奉行クラウドEdge」をシリーズ化している。その最新ラインナップが、2020年10月に本格リリースされた「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」である。

このサービスは、「奉行クラウドEdge」シリーズとして2020年4月に提供開始した「総務人事電子化クラウド先行特別版」をベースに、従来からの「身上異動届出クラウド」および「労務管理クラウド」の機能を統合したもの。入社の手続きから住所や振込口座の変更、結婚や家族異動、産休・育休、退職や定年再雇用の手続きまで、一連の労務管理業務のデジタル化、ペーパーレス化を実現する。

従業員側は、紙を持参することなく、いつでもどこでもスマホやパソコンから各種の申請をWeb提出でき、時間を有効に使える。手続きごとの提出フォームはカスタマイズが可能だ。
労務担当者は、管理画面上で提出された情報をすぐにチェックが可能。直接修正あるいは差し戻して修正依頼がその場でできる。社員情報の更新もワンクリックでOKだ。上長の承認が必要な手続きも、Webワークフローを設定することで“脱ハンコ”を推進できる。さらに、役所への社会保険などの届出も、サービス画面上の操作のみで電子申請が行える。

作業の漏れ・ミスも防ぐ業務シナリオを用意

「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」では、各種手続きをアシストする「業務シナリオ」が用意されている。シナリオに沿って作業を進めれば、漏れやミスなくスムーズに手続きを完了できる。シナリオの手順は編集や項目追加、順序変更も行える。
また、デジタル化されたデータを活用し、社員検索や人員・組織分析などがより効率的かつ高精度に行える。人事労務業務のブラッシュアップが可能となるのだ。
2021年以降、アンケート配付・回収、イベント予定通知や社内文書の公開・改訂通知など総務関連の社内手続きにも対応する予定とのことだ。

「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」における業務シナリオの一例（入社手続き）

まずは一つの業務からでもよいから、デジタル化へ一歩踏み出そう。
例えば入社手続きなら作業時間を95％も削減できる（OBC試算）。そして社内の認識や習熟の度合いを見ながら範囲を広げてはどうだろう。労務・人事・総務のあらゆる手続きをカバーする「奉行Edge 労務管理電子化クラウド」なら、どんなステップアップのシナリオにも柔軟に対応できるので安心だ。