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基盤システムの更新、どこに依頼する? 在席状況の共有でコミュニケーションを強化

2015年 夏号 2015.07.31


ビジネスで利用されるパソコンのソフトといえばWindowsやOffice系が主流。ならばサーバー側で制御する種々の機能についても、マイクロソフトの提供する製品やサービスで統一したほうが、より大きな連携効果を得られる。

マイクロソフト製品で自社の環境に最適なシステムを構築するには、取り扱いに長けたプロのインテグレーターに任せたいものだ。

東芝情報機器は、豊富な経験に基づきシステム提案・構築から運用保守、ハードウェアやソフトウェアの提供までワンストップで、高付加価値なサービスを提供している。
同社の提案を採用し、システム更新でのメリット拡大に成功した自治体の事例として市原市の取り組みを紹介する。

千葉県市原市
面積 368.17平方キロメートル
人口 28万265人(2015年6月1日現在)
概要 北部の東京湾から南部の房総丘陵にかけての非常に長い地形。臨海工業地域の石油化学プラント数は全国トップ、また丘陵部を中心に開設されているゴルフ場の数も日本一を誇る

庁内のIT投資をシステム部門が一括管理

千葉県市原市千葉県の市町村で最も面積の広い市原市は、日本有数の製造品出荷額を誇る工業都市である一方、養老渓谷をはじめとした豊かな自然や多くの文化財・史跡、日本一の数を誇るゴルフ場、海づり公園など、観光・レジャーのスポットにも恵まれている。

同市では、約160ある行政関連施設での住民サービスと業務効率の向上を実現する術として、ITの活用にも力が入れられている。

総務部・情報管理課情報推進係の安藤善文主任は、「部署ごとの要望を汲みつつ全体最適化を図るよう、システム投資の予算管理と調達は情報管理課が一括して行っています」と現在の様子を話す。

市原市 総務部 遠藤勇作氏、市原市 総務部 安藤善文氏

4つのサーバー製品を運用し、職員間の情報共有などを推進

市原市では7年前から、庁内のコミュニケーションやコラボレーションなどに関わるインフラにマイクロソフト製品を活用してきた。
具体的には、

  1. 庁内のグループウェア的なツールとして「SharePoint 2007」
  2. メール用の「Exchange Server 2007」
  3. 職員間のインスタントメッセージ「Office Communicator 2007」
  4. IT資産の構成管理や障害時の遠隔アシストに利用する「System Center Configuration Manager(SCCM) 2007」

の4つである。

(1)は、各部署からの情報を掲示板で共有したり、各種申請や職員調査の電子化などに活用。(3)は、「Exchange Server」のスケジューラ(Outlook)と連動させた在席情報をうまく使って、即時性が必要な場合、在席情報を確認して、インスタントメッセージ(リアルタイムのメッセージのやり取り)を用いている。

プロポーザル方式の入札で、実現性の高い提案内容を評価

各部署の業務に浸透し効果も十分に得られていたこれらのシステムも、2014年度に更新時期を迎えた。新しいシステムについては、それぞれの機能を継承する最新バージョンを採用することを前提として、利用者側となる各部署の職員からもプロジェクトメンバーを集めて改善点などの要望をまとめ、2014年4月にプロポーザル方式の入札を実施した。

複数の提案を吟味・評価し最終的に選んだベンダーは、従来システムの構築・運用に携わった東芝情報機器だった。安藤氏は、「私どもの要望に対して、実現性の高い内容を漏れなく整理し、的確に盛り込んでいたことが採用の決め手でした」と評価する。

市原市役所のシステム構築・運用実績を持ち、2014年の更新期において、プロポーザル方式の入札を勝ち抜いた東芝情報機器。
首都圏ソリューション技術部 技術第二担当
主査 濱本卓哉氏(写真右)、江見澤 洋祐氏(左)

ファイルサーバーの統合に加え、サーバー間の連携も強化

新システムは2015年3月から正式運用がスタートした。
従来からの大きな変更点は、「SharePoint2013」にファイルサーバーを統合したこと。これにより膨大なファイルの検索がスピーディに行えるようになった。

運用中のシステム画面例:必読情報を職員間でスムーズに共有できている

掲示板機能については、各部署からの情報発信が多く、重要な情報が埋もれがちになっていたことから、フラグに関するルール設定や既読表示の追加などの工夫で、必読情報を職員の目に触れやすくした。さらに安藤氏は、「部署ごとの情報サイトを設置することで、共通の掲示板で探しにくくなった情報も部署別サイトで閲覧できるようにしました」と付け加える。

「SCCM2012」では、各職員のパソコンへのソフトウェアインストールがよりセキュアかつ簡単に行えるようになった。総務部・情報管理課情報推進係の遠藤勇作主事は、「新システムではWeb画面のソフトウェア一覧から職員各自が必要なものを選び、インストールできるようになりました」と話す。

提案書類の正確さ、レスポンスなど東芝情報機器のサポート力を上手に活用しながら、市役所内の情報活用の効果を高めている市原市。今後は、セキュリティと業務継続性の両立に目を向けながら、システムの活用範囲拡大にも取り組んでいく考えだ。

企業が活用するなら──パソコンの運用管理もすべてお任せ!「クライアントPC LCMサービス」

東芝情報機器では、企業向けのITサポートの1つとして、パソコンやタブレットなど端末にスポットを当てたLCM(Life Cycle Management)サービスも提供している。個々の要望に応じて、端末(ハード・ソフト)の導入計画から調達、導入(キッティング含む)、展開・設置、運用、保守、撤去・更新の一連のサイクルを効率化・省力化する多様なメニューを用意している。
Office365の導入支援も行っている。

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