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「あの時の書類」をすぐ探せますか 紙文書の電子化は意外にカンタン!

スキャナは思ったより簡単!

2015年 秋号 2015.11.16


見積書や発注書、納品書など、会社では多くの書類を扱う。これらを紙のままファイリングするのがこれまでの事務作業だったが、

  • 見たい書類をすぐ探せない
  • 保管場所以外では参照できない

など、顧客へのスピード対応が求められる時代には、効率が良いとは言えなくなってきた。

そこで、今こそ取り組みたいのが、紙の書類をスキャナで読み取りPDFなどのデータとして保管する「電子化」「ペーパーレス化」である。手書きのメモ入り書類も日々たまっていく押印済書類も、スキャンすれば分類・整理して見つけやすくなる。

スキャナは思ったより簡単!

「書類の電子化」には難しそうなイメージがあるかもしれないが、PFUのスキャナ「ScanSnap」(スキャンスナップ)を使えば、すぐ実践できる。ビジネスで人気のコンパクトなスキャナ「iX500」を例に紹介しよう。

サイズやカラーを自動判別 大量の書類も一気にスキャン

ScanSnap iX500

特徴の第一は、誰でも簡単に使いこなせるわかりやすさである。同機にはボタンが一つしかなく、書類のサイズやカラー・モノクロを気にせず、ワンプッシュで読み取れるのだ。まとまった量の書類や両面印刷のチラシでも、1分間に25枚のスピードで、両面を一気に取り込んでいく。

もちろん、読み取る際の詳細設定や保存先の指定などはパソコン上で行うことができる。例えば、押印済の見積書は見積書専用のフォルダーへ、社外でも利用するパンフレット情報はクラウド上のストレージへなど、目的別に設定しておき、自在に使い分けられるのだ。

さらに特筆すべきは、「ScanSnap」シリーズには、全機種にOCR(文字認識)機能が搭載されていること。文字検索が可能なPDFに変換すれば、社名や商品名での検索もできるようになる。

このように、スキャンした書類をオフィス内で共有すれば、顧客からの問合せにも迅速に対応できる。また、FAXや郵送で行っていた注文書や見積書(押印が必要な書類)の送付をスキャンしてメール送付する方法に変えると、郵送費や印刷封カン時間などコスト削減も実現できる。

書類の電子化は、大量の紙文書を保管していたオフィススペースを有効活用できる点も見逃せない効果といえるだろう。

手軽に使えるスキャナで顧客サービス強化やコスト削減を実現しよう。

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