人事労務業務の網羅的なペーパーレス化を支援

2022年春号 2022.03.07

オールインワン型サービスで一気にデジタル化！

デジタル化やペーパーレス化の推進にあたり、見逃されがちなのが人事労務の分野である。
「一人ひとり入社や退職時期も異なるし、家族情報なども都度もらうことになる。紙のやり取りしか方法がないのでは」という感覚もあるだろう。

しかし、コロナ禍もその後もテレワークが求められ、税や社会保険の手続きも電子化が進む今、「できるものはデジタル化しておく」意義は大きい。専用の業務システムを使うことで、人材に関するデータを有効に活用し、経営に活かすこともできる。
実行にあたっては、複数分野のシステムを一つずつ導入していくのは煩雑だしデータの有効活用という点でもったいない。

基幹業務システムのオービックビジネスコンサルタント（OBC）では、このような背景を踏まえ、「奉行クラウドHR Suite」（スイート）の提供を開始した。

一気にデジタル化すればテレワーク対応も可能に

HRとは、Human Resources、人的資源。業務システムでは、人事労務を中心にした分野を指すことが多い。「奉行クラウドHR Suite」は、人事労務管理、マイナンバー管理、年末調整など、下図のように6つの奉行クラウドシリーズをセットにしたサービスだ（「給与」は、他社サービスをそのまま利用することが可能）。「業務網羅性とベストプラクティスの提供」がコンセプトである。

社員一人ひとりに関して、入社手続きから日々の労務管理、ライフイベントの情報変更や年末調整、そして退社手続きまでを一気にペーパーレス化。必要な情報を連携させ、より便利に効率よく業務を進められるようにする。
また、クラウドサービスの利点を活かし、テレワークの実施も可能になる。法改正や制度変更が起きるたびに基盤がアップデートされ、最新の状態を保てるのも見逃せない。

「すべきこと」をセット “業務網羅性”の安心感

「奉行クラウドHR Suite」は、人事労務業務をトータルでカバーする。
人事データとして収集すべき項目や社会保険、確定申告などの定型業務から社内アンケートなどの非定型業務まで、広範囲にわたる55の業務をデジタル化した。また、結婚や退職など従業員のライフイベントに応じた手続きをアシストする14の業務シナリオをセットしている。

入社手続きを例に挙げると、社員側と会社側の段取りが明示され、社員が入力すべき項目や提出書類、受領後の処理などの業務フローが示されている。これに沿って実施していけば漏れや不備は発生しない。
社員側も自身のスマートフォンやパソコンからデータを入力したり画像をアップしたりできるので、テレワーク中で対面できなくても手続きを進めることが可能だ。そして社員が更新した情報は、関連する業務システムにて自動更新され、データの正確性が保たれる。

社会環境の変化に沿ってベストプラクティスを提供

（↓画像をクリックすると、それぞれを拡大表示します）

この数年を見ても、有給休暇の取得、残業の取り扱いが明確化されたり、働き方改革やテレワーク勤務の推進など、次々と変化がみられている。

社会の要請や法改正によるルール変更などは今後も行われていくだろう。その際に、変化を正しく理解して最適な対応方法＝ベストプラクティスを提供するのが「奉行クラウドHR Suite」のもう一つのコンセプトだ。
自社で様々な情報を調べ上げて対応するより、蓄積されたノウハウや正確な情報を踏まえたシステムを利用するほうが早くて正確なのは自明だろう。
そして、「人事」をデジタル化することは、大きな意味を持つ。生産年齢人口が減少するなか、適材適所でのより有効な人材活用が求められるからだ。

同システムには教育・研修記録、免許・資格、特技、キャリアなどのスキル面、面談履歴やプロジェクト経験といった定性的な活動情報などを蓄積できるタレントマネジメントに役立つ機能が備わっている。より能力を活かせる職場への配置や教育機会を提供し、自身のキャリア開発と会社の業績向上の両方を図れるのだ。

時代に即した経営の実現へ、OBCが提供する業務を網羅したベストプラクティスを徹底活用したい。