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第五回 Excelからデータベースへの移行(上)

2017.08.10


第四回までは、FileMakerを使って業務システムを作ることが中 小企業にとってどのような位置づけなのか、FileMakerでのシス テム再構築のパターンについてご紹介してきました。
第五回からは、いよいよFileMakerでの業務システムの作り方の 話に入ります。中小企業の経営者を対象としたFileMaker活用 の実践塾に参加して感じた経営者の関心や理解を深めていくポイ ントも加味して進めていきます。
 

 

EXCELのデータをインポートしてみる

EXCELで運用している受注管理をFileMakerに移行するシーンを想定します。例えば、図
1のようなEXCELの表です。
方法は、FileMakerへの「インポート」です。インポートは、EXCELのファイルをFileMakerのアイコンに重ねるだけで自動的にファイルを作り、データを取り込んで図2のようになります。


これでデータを入力できるようになります。

テーブル、レコード、フィールド

見た目は同じようですが、EXCELとデータベースには違いがあります。

データベース上でデータをあらわす単位としては、テーブル、レコード、フィールドという単位があります。

テーブルは一つの意味のあるデータの集まりです(図2の場合は「受注管理テーブル」のように言います)。

レコードは、1行のことです。図2でいえば、受注明細の1件に対応します。

フィールドは、それぞれのデータが入る箱のことです。

また、EXCELの一つのブックの中にいくつかのシートが含まれているように、FileMa kerの一つのファイルの中にもテーブルをいくつか持つことができます

手動で新しいテーブルを追加する方法

Excelからのインポートでテーブルを作る方法以外に、自分でテーブルを設定して、いくつも新しいテーブルを追加できます。

FileMakerでデータベース管理を起動すると、図3のような画面が出てきます。

左側の画面が、テーブルを追加する画面です。テーブルを追加したのち右側の画面に行き、各フィールドの定義をします。

FileMakerによるシステム構築は、このようなテーブル作成が最初の作業になります。

ただ、FileMakerはデータベースですので、EXCELをそのまま乗せるわけにはいかない場合も出てきます。
そこで、第六回は、データベースと、EXCELファイルとの違いについて、大事な点を解説します。

第六回に続く)

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