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専用紙が必要な様々な帳票印刷を。発想の転換でコスト削減&効率化!

2015年 春号 2015.05.13


業務で用いるさまざまな書類の中で、帳票類は独自の書式があって、用途ごとに専用紙を発注している企業も多いことだろう。
専用紙を印刷機にセットしてデータ(宛先や数字などの可変データ)を差し込むのは、専用紙の印刷費用や印刷担当者の作業時間からみると決してスムーズとはいえない。

しかし、「やむをえない」とあきらめていた作業も、発想を転換すると大きく改善することが可能だ。

そのためのプリント環境としてふさわしいのが理想科学工業のカラープリンター「オルフィスEX」である。ライン型インクジェットという高速な印刷方式を採用した同製品は、世界最速の毎分150枚印刷*1、フルカラーは1・56円/枚・モノクロは0・53円/枚*2 という高速・低コストのプリントを実現している。
「オルフィスEX」のメリットにいち早く気づき業務改革を進めている自治体もある。
岡山県玉野市の取り組みを紹介しよう。

玉野市概要
  • 面積:103.58k㎡
  • 人口/世帯数:6万2668人/2万7941世帯(2015年2月末現在)
  • 市役所所在地:岡山県玉野市宇野1-27-1
  • 古くから本州と四国を結ぶ海上交通の拠点として栄え、造船・銅製錬、繊維・製塩などの製造業が経済の中心となって発展した。近年は「瀬戸内国際芸術祭」の開催地の1つにもなり、外人観光客も増えている。
    1973年から実施している「葬祭費無料のまち」としても有名。
玉野市役所 総務部総務課情報推進係

市のイメージキャラクター「ののちゃん」と玉野市役所 総務部総務課情報推進係のみなさん。「ののちゃん」の作者である、いしいひさいち氏は玉野市の出身である。

100種類の帳票を作成、外注では納期・廃棄に課題

岡山県の南端に位置し、瀬戸内海の温暖な気候と美しい自然に恵まれた玉野市。中心部にある宇野港は、香川県高松市や瀬戸内の島々を結ぶフェリーが発着する交通の要所だ。近年は瀬戸内国際芸術祭の開催で瀬戸内地域全体の活性化にも貢献している。

地方自治体にとって、経費削減は常に取り組むべき課題の一つだ。玉野市ももちろん例外ではない。市役所内のIT機器やネットワークなどの運用管理を手がける総務部総務課情報推進係では、担当業務の範疇にある帳票の作成コストを削減したいと考えていた。

帳票は国民健康保険の収納用紙や税金の督促状など合計で約100種類もある。用紙は印刷会社に発注し、市役所内でそれぞれの用紙に住所や氏名、連絡内容などを印刷していた。

情報推進係・主幹の井上智文氏は、「帳票の仕様・サイズが部署によって異なり、しかも専用の連帳用紙を使っていたので、用紙代がかさんでいました」と語る。印刷ミスで用紙が急に足りなくなることもあるので、一定在庫を常に確保する必要があり、年度替わりや法改正などによって廃棄する帳票の量も増えていた。

「これならできる」と実感、枠線部分も合わせてカラー印刷

玉野市役所 総務部総務課情報推進係 主幹 井上智文

玉野市役所

総務部総務課情報推進係

主幹 井上智文 氏

情報推進係では現在、各部署で運用されている情報システムの統合化・クラウド化にも取り組んでいる

そこで、専用紙をやめて、白い紙に帳票の罫線などフォーマットと必要事項を同時印刷する仕組みを導入し、コストの削減を考えた。Excelの差し込み印刷をしている場面を見て思いついたという。
ただ、「一般のレーザープリンターは熱で紙が反ってしまうため大量印刷に向かないことがわかりました。印刷会社が使うような高額の機種を導入するわけにもいかず、暗中模索の状況でした」と井上氏は言う。
そうした折り、付き合いのある地元ベンダーの山陽事務機から「オルフィスEX」を紹介された。
印刷速度も印刷単価も十分に評価できるものであり、「比較検討の対象となる製品は他になかった」(井上氏)そうだ。
すぐに導入効果を試算して稟議を通し、2015年から「オルフィスEX9000」の運用を開始した。

年間で1200万円+αの大幅コスト削減を期待

まずは、それまで外注していたボリュームのある印刷物をオルフィスEXによる内製化にシフトし、確かな手応えを得た。

オルフィス EX9000

電算室に設置された「オルフィス EX9000」

新年度の4月からは帳票類のA4用紙への統一を徐々に進め、全印刷工程を市役所内で完結する方向へと動き出した。
関連部署への説明やシステムを開発したITベンダーとの調整を行うなど多忙だが、「将来的にすべての帳票を内製化できれば、年間約1200万円かかっていた専用紙代が必要なくなります。しかも、庁舎内で印刷していた部分の単価が下がり、印刷速度の大幅アップによって職員の手間が軽減され人件費も抑えられます」と、井上氏は大きな期待を寄せている。

玉野市総務課情報推進係の取り組み

自治体で発行する帳票印刷におけるこのような効率化やコスト削減は、玉野市に限ったことではない。

「近隣の自治体でも、帳票印刷をはじめとして同様の業務課題を抱えているはず。私どもの取り組みが地域に広がり、より大きな成果へと結びついてほしい」と井上氏が指摘する通り、全国の自治体で活用されれば、予算の有効活用による市民サービスの向上が期待できる。

モノクロもカラーも高速&低コストで印刷:オルフィスEX9050

お問い合せ先

  • 理想科学工業株式会社
  • 東京都港区芝5-34-7 田町センタービル
  • お客様相談室:0120‐534‐881
  • http://www.riso.co.jp/

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