IT経営マガジン

COMPASSONLINE

「ITのホント、経営のヒント」を現場目線でわかりやすく紹介!
参考事例をきっと探せる、中小企業のIT活用情報サイトです。

働き方改革推進 時間を有効利用するITサービス

1805-P16-icatch

2018年 夏号 2018.07.10


まずは勤務時間の有効活用から!
移動時間を削減するWeb会議&モバイルプリンター

働き方改革に積極的に取り組みたいものの、「就業規則の改訂などがあり、まだ実行に移せない」という悩みはないだろうか。
大上段に構えずとも、今行っている業務を見直してICT(IT+通信)を活用し、時間を有効活用する方法ならすぐに取り掛かれる。

 

時間を生み出すWeb会議の活用方法

たとえば、複数拠点を持つ企業の会議の実施方法だ。各地から本社に担当者が集まる会議は顔を合わせるコミュニケーションの場として大切ではあるが、そのうちの何回かをWeb会議システムで行うのはどうだろう。
かつてWeb会議のメリットとして出張旅費の削減が叫ばれたが、それにも増して今は、出張にかかる往復「時間」を削減できる点に注目したい。

ただ、気になるのは、費用面、そして集まって資料を見ながら行う従来の会議に近い感覚で実施できるのか、という点だろう。費用が安くても音声や映像が途切れると、結局「役に立たない」と使われなくなるし、資料を別途メールで送るのでは「会議の一体感」が保てないからだ。

鮮明な画像で資料共有や多地点接続

ブラザーが提供しているWeb会議システム「OmniJoin」(オムニジョイン)は、初期費用なし、手軽な月額利用料金で、最大解像度フルHDの高画質と回線速度に応じた通信制御技術にて、安定した会議を実現する。インターネット接続環境があれば、パソコンとWebカメラ、スピーカーフォン(またはヘッドセット)でスタートできる。

初めて取り組む企業はもちろん、従来のテレビ会議システムや他社のWeb会議システムからの移行が多いのも特徴だ。
料金プランは「エコノミー」「ビジネス」「ビジネスフレックス」の3種あるが、ここでは利用者の多い「ビジネスプラン」(月額利用料金税別1万6800円〜)を例に紹介しよう。

プレゼン資料を共同編集在宅勤務の支援にも

会議のスタートは、「OmniJoin」のシステム上に日時や参加者などを登録する「会議室」を設定し、参加者をメールで招待する。予定時間になり各人が「会議室」へ参加すれば始められる。

1対1の接続に限らず、多拠点でも、さらにタブレットやスマートフォンなどモバイル端末でも利用可能だ。

さらに、その日だけ会議に出席してほしい取引先担当者などアカウントを持っていない人にも、メールによる招待にて、無料で会議に参加してもらうことができる。

会議で使う資料、たとえばPowerPointファイルなどは、参加者が同じものを画面上で共有できる。資料への書き込みや編集も可能なので、話しながら内容を変更すると、全員の画面に反映される。
画面における参加者の映像と資料の表示バランスは、ミーティング用(資料大きめ)、映像主体など4つのモードで切り替えが可能だ。


Web会議の利用による移動時間削減で残業時間削減につながるほか、気軽に会議ができることで以前より情報共有や意見交換の機会が増え、企画や営業に効果をあげた例もある。

そして、社内会議にとどまらず、育児や介護で在宅勤務をする社員とのコミュニケーション、また、営業先で会議システムを利用し、お客様と技術開発担当者が商品仕様について話すなど、使い方は多様だ。
「OmniJoin」は一か月から利用できるので、使い勝手を試してほしい。

 

「帰社して書類作成」がなくなるモバイルプリンター

ブラザーではこの他にも時間短縮を支援するツールを提供している。その一つが小型のモバイルプリンターである。

営業先での見積書発行、保守・メンテナンスでの報告書や預かり書発行など、オフィスに帰ってから作成・送付していた書類をその場でプリントして顧客に渡すことができる。担当者の直行直帰も可能になり、時間を無駄なく使えるはずだ。


ブラザーは身近なところで効率化を図れるツールを提供し、働き方改革を支援する。できるところから取り組んでいきたい。

 

お問い合わせ

無料メール会員登録はこちら

読者の登録変更はこちら

世界に響け職人の心意気 COMPASSとは あいてぃのある職場日記 中小企業支援情報