改正電帳法への対応、ITツールもサポートも一つの窓口でOK！

2022年春号 2022.03.08

電子帳簿保存法（電帳法）の改正によって、税法にて紙での保存が義務付けられている帳簿類を、一定要件を満たしたうえで、電子データとして保存することが可能となった。

請求書や経費の領収書はまだまだ紙のモノが多いが、スキャナーで読み取って画像等の電子データで保存することができる。一方で、電子的に受領した取引データは、電子データを原本として保存する。「うちには関係ない」と思いがちだが、ネット通販で購入した備品の請求書がPDFで届いていないだろうか。
「PDFでもらってもプリントして紙で保存する」ことは認められないから、正しく管理しなければならない。

気軽に電話で聞けるか業務ソフトはサポートがカギ

お任せサポート会社のルール作りや適切なITツールの導入によって、経費書類のペーパーレス化を図りつつ、業務の効率化・在宅勤務対応を進めていきたいものだ。

ただ、電帳法に無理なく対応できる会計ソフトやITツールを導入したいものの、操作に迷った時や、「電子データの保存はこれで良いのか」と疑問が生じた時にサポートが得られないと、運用が不安かもしれない。

最近のクラウドサービスでは、申し込みプランによってはサポート対応がメールのみだったり、管理者からの質問しか受け付けないなど、気軽に電話で聞けないタイプも増えてきた。社員が一人で仕事をする在宅勤務ではなおさら不安になるだろう。

こうした現場の要望をふまえ、ITツールの導入からサポートまでをワンストップでカバーするのが、NTT東日本の「おまかせはたラクサポート」である。

ITツールは、「freee会計 for おまかせはたラクサポート」「freee経費精算 for おまかせはたラクサポート」を筆頭に、中小企業にフィットする勤怠管理、電子契約、電子請求書等、バックオフィス系のクラウドサービスをNTT東日本が窓口となって提供する。
特筆すべきは、電帳法関連はもちろん、ソフトウェアの操作やデータ連携などの疑問に、電話や画面共有による遠隔サポートが提供されることだ。問い合わせは管理者に限定されておらず、一般社員が在宅勤務中に操作方法を質問することもできる。

利用するITツールの数が増えると申し込みや運用管理が煩雑になるが、窓口が一つなら、社内の業務負担も軽くなる。

電子の取引データを条件に沿って安全に保存

法改正に伴い、「電子で受け取った取引データは電子で保存する」こととなり、その際は①真実性（最低限、訂正や削除についての社内規則が必要）、②可視性（税務署に求められた書類をすぐに探せる）の2点が求められる。

ここに役立つのがクラウドストレージサービス「コワークストレージ」である。
社内のファイルサーバーとほぼ同じ操作感でファイルを保管・共有できる機能をクラウド上にて提供する。
様々な項目で検索可能なうえ、利用状況の確認や削除したファイルも7日間は確認・復元が可能だ。社内で運用規則を定めれば、電帳法で求められる電子データ保存の要件を満たせる。
「コワークストレージ」は、どこからでも安全にアクセスでき、階層別のアクセス権限設定にも対応しているので、テレワークの推進にも有効な手段である。

NTT東日本の「おまかせはたラクサポート」「コワークストレージ」を活用し、改正電帳法に対応しつつ、業務のデジタル化や働き方改革を推進しよう。
いずれも30日間の無料お試し利用が可能である。