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「働き方改革」は人材採用にも効果―Office365一つでできる!

2017年夏号 2017.06.18


働き方改革は、人材採用にも効果!
これ一つで経営者も社員も一歩を踏み出せる

ITの力をうまく使って効率を上げ、働きやすい職場を作ると同時に顧客からの信頼を得る。この方法が普及しつつある今、何も行動を起こさないのは、リスクともいえる。

例えば、外出している際、社内にいる時と同様に取引先とメールを送受信したり、社内文書を利用したりできるだろうか。また、顧客先で担当者の最新スケジュールを確認し、次回の打ち合せ日時をすぐ決められるだろうか。

空いた時間にメールの返信やスケジュール調整を迅速に行い、社内への報告も済ませて直行直帰できる体制は作りたいものだ。そして、いつもスピーディな対応を行い、顧客満足度を高めたい。
実は、一つのサービスに加入していれば、実現は容易なのである。

ファイル共有や遠隔会議がいつでもどこでも可能に

最新のITツールを取りいれつつ、これ一つで働き方改革やスピード対応を実現できるのが、マイクロソフトの「Office 365」である。

「Office? WordとかExcelでしょ。パソコンを買ったときについてくるんじゃない?」
確かに「ついているパソコン」もあるが、業務に使うなら「Office 365」に目を向けない手はない。

これまでのパソコン内でのソフト運用とクラウドの良いところを組み合わせ、さらにコミュニケーションや働き方改革に役立つツールがセットされている「便利なパック」だからである。

サービスプランの1つ、Office 365 Business Premiumプランでは、まず、WordやExcelなどのOffice系アプリケーションは、パソコンやタブレット等へのダウンロード版と、クラウド(オンライン版)の両方が可能が使える。ダウンロード版はパソコン、タブレット、スマートフォンそれぞれ5台までインストールできる。
これに加え、テレビ会議やグループウェア、チャットなど多彩なクラウドサービスがセットされている。つまり、一つの契約で、業務に役立つツールが一気に手に入るのだ。

便利さについて、いくつか例を挙げよう。

・ Officeアプリケーションはスマホ(iPhoneもOK)からも利用可能
・ 文書をクラウドストレージに保管し、いつでもどこでも共有(OneDrive for Business)
・オンライン会議の実施(Skype for Business)
・スケジュール管理(Exchange Online)
・情報共有/掲示板機能(SharePoint Online)

サービスは適宜追加されている。
最近では、予約受付サイト作成と予約の管理ができる「Microsoft Bookings」をリリースした。来店予約用のサイトが簡単に作れるので、予約を電話のみで受け付けていた企業には、朗報である。もちろんサービスメニューに組み込まれているので、「Microsoft Bookings」の利用に追加料金は必要ない。

 

情報共有は働きやすさにつながる。社員の意識アップにも

では、Office 365の活用で、会社にどのような変化がみられるのか。
活用事例も次々と出ている。

社員の高齢化が課題となったある企業では、若手社員の採用に力を注ぐとともに、労働環境や就業規則の見直しに着手。Office 365を採用しビジネス情報やスケジュールの共有を進め、ライフステージに合った勤務体制を選択できるようにした。

その結果、「仕事がしやすい」と若い人材が集まりやすくなった。社員の意識が高まったうえ、ボトムアップの動きも生まれているという。

 →事例の詳細はこちらへ

今、社会人になる世代はスマホを持ち、SNSでリアルタイムにやり取りするのが当たり前になっている。時代に即した体制を整えている会社に魅力を感じやすいし、効率の良い働き方を歓迎する。

働き方改革は、会社の姿勢を伝え、人材を引き寄せる効果もある。これからの人材難時代、若手社員を採用するには欠かせない取り組みと言えるだろう。

その第一歩をOffice 365で始めよう。

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