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「働き方改革」で確かな成果を上げたいなら“業務の自動化”を取り入れよう

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2018年 冬号 2017.11.21


政府が推進する長時間労働是正と業務生産性向上の実現を柱とした「働き方改革」。実施にあたり企業側からは「どう取り組めばよいか分からない」といった悩みも聞こえてくる。

一定以内の労働時間で確かな成果を上げ生産性を高める一つの手立ては、日常のさまざまな業務にある手作業の部分をITで自動化することだ。

基幹業務パッケージ「奉行シリーズ」を提供するオービックビジネスコンサルタント(OBC)では、固定業務=入力/集計/作成など定型的・定期的に行う成果が固定的な業務について、システム化による業務時間の削減手法を数十通りのモデルにまとめ、「奉行流働き方改革」として提案している。
 そして、種々のモデルで活用されるITツールには、コアシステムである「奉行シリーズ」に加えて、企業内で従業員向けに行う業務の効率化に目を向けたクラウド型サービス「OMSS+業務サービス」のラインナップ拡充を進めている。

申請から確認、届け出まで 労務手続き業務を効率化

「OMSS+業務サービス」はこれまで、マイナンバー収集・保管、年末調整申告、勤怠管理など総務部門や経理部門が担うピンポイントな業務に向けて、一連の作業を自動化する仕組みを提供し、いずれのサービスも高評価を得ている。
その最新ラインナップとなるのが、2017年10月にリリースされた「OMSS+労務管理サービス」である。

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住所変更や扶養家族の追加など社員の個々の変化に対応した健康保険や厚生年金等の手続きは、紙での申請や手入力、書類の窓口提出などでとかく手間と時間がかかる。本サービスは、社会保険・労働保険の手続き業務に自動処理の仕組みを提供するものである。手続き内容に応じて画面に手順が提供(表示)され、それに沿って従業員への説明・連絡、書類回収、内容確認・差し戻し、進捗管理、書類作成、届け出、社員情報の更新といった作業を進めれば業務を完了できる。

作業手順は、企業個々のルールを覚え込ませることもできる。
従業員側の申請内容入力作業もサポートし、入力したデータはそのまま書類作成に利用されるため、転記の手間や書き間違いを解消する。

さらに、書類データの電子申請(電子政府のe︲Govへ送信)もサポート。操作がわかりにくいという声もある電子申請をアシストするので、社会保険事務所に足を運ぶことなく届け出を済ませられる。

5時間の業務が30分に! 社労士との情報共有も

「OMSS+労務管理サービス」は、クラウドサービスの良さを活かし、顧問の社会保険労務士(社労士)にアカウントを付与することも可能。クラウド上で情報共有して相談や問い合わせをいつでも行えるうえ、社労士側の業務負荷も軽減できる。

OBCによれば、中途採用者の入社手続きを例に取ると、5時間かかっていた業務がサービス利用によって30分で済むようになる。また、情報の転記や二重入力がなくなることで業務の正確性も向上する。

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ラインナップをさらに拡充 BCP対策に経費精算も

さて、年明けにはさらに「OMSS+BCP対策サービス」と「OMSS+支払精算サービス」の2つがラインナップに加わる。

前者は総務部門を対象に、災害時に必要なBCP(事業継続計画)の各種書類の整備から、計画に沿った社内教育・訓練、災害が発生した際の従業員の安否報告・確認、状況把握、対策指示といった実運用面までトータルにサポートするサービス。
計画書や手順書は、ガイドブックと文書テンプレートをセットにした「BCP作成支援キット」を使って簡単に作成できる。
また、災害時には安否確認の自動通知や安否状況の自動集計などで迅速な作業遂行が可能。従業員側もパソコンやスマートフォン/タブレットなど様々な端末からいつでもどこでもシンプルな回答で安否報告を行える。

後者は経理部門向けで、交通費や出張費、交際費、物品購入などの経費について、領収書精算だけでなく請求書払いにも対応した業務支援の仕組みを提供する。企業独自の規定を記憶させることで申請内容の自動チェックが可能。
 モバイルアプリでの申請・承認、画像データでの領収書・請求書提出など、従業員側の利便性を高める機能も多数有している。

「OMSS+業務サービス」はいずれも、「奉行シリーズ」の導入の有無を問わず利用できる。すでに奉行シリーズのユーザー(人事奉行、給与奉行、勘定奉行などの導入企業)であれば、基幹系にもデータを直接連携できるため、トータルでの効率化・省力化を図ることができる。

総務や経理の専門的な業務の遂行をベテラン社員の長年の経験に頼っている企業も少なからずあるはず。先々を見据えて、「OMSS+業務サービス」で、安心の業務環境に移行しておきたい。

 

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