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トータル作業時間が3分の1になった企業も。請求書や封書の作成を一気に効率化する!

2015年 夏号 2015.08.04


顧客や取引先に送る封書の作成は、封入物の印刷に折りなどの加工、封筒へのあて名印刷、封入・封かんといくつもの工程がある。特に、請求書など締日のある伝票は作成から発送までの時間が限られるため、作業に追われがちだ。機密情報を封入するので外注もしにくく、社内担当部署の負荷も重くなってしまう。

こうした課題は、封書作成の一連の工程を自動化するシステムで解決しよう。その具体策として効果的なのが、理想科学工業のカラープリンター「オルフィスEX」。高速・低コストの印刷を実現する同製品にオプションの「ORメーリングフィニッシャー」を組み合わせれば、封入物・封筒の印刷から封入・封かんまでの自動処理が可能になるのだ。

この仕組みにより、請求書作成・発送業務の効率化に成功した食品商社の丸菱を紹介しよう。

社名 株式会社 丸菱
本社所在地 熊本県上益城郡益城町宮園788
創業 1951年(会社設立は1952年)
従業員数 350名
事業内容 製菓・製パンの原材料、厨房機械・器具の販売、店舗設計など。業務用を主軸とする一方で、一般消費者を対象とした直営店「ホールスクエア」も運営している。今春には、食肉・乳製品の加工を行う農産加工場「MARS」を完成させた

印刷から封かんの間に種々の手作業が発生

1951年創業の丸菱は、製菓・製パンの原材料や厨房機械・器具の卸販売を主軸とする食品分野の総合商社である。熊本本社を中心に九州一円および山口県に営業拠点を展開。海外では韓国・中国・マレーシアに現地法人を設立した。熊本市内には店舗「ホールスクエア」、さらに自社通販サイト等による一般販売も行っている。

業務用商品の卸先は主に洋菓子店、ベーカリー、外食関連企業など。取引相手の締日に合わせて月末や“五・十日”に発行する請求書は月に約2000通・計3500枚ほどになる。「取引の多いお客様には明細を入れて20、30枚をお送りすることもあります」と、業務を担当する財務部の木村隆之氏は話す。

請求書は従来、基幹システムからのデータをACCESSで帳票化してプリンターで出力した後、封かん機にて発送前までの作業を行っていた。印刷や折り、封入・封かんは基本的に自動化されていたが、印刷した請求書に社判を押し、封かん機へ移すといった手作業を合い間に挟む必要があった。また、封かん機で対応できない用紙などの追加を必要とする取引先への請求書は、印刷後に抜き出し別途の手作業で折りや封入・封かんを行っていた。

月末で件数の多いときには一度の請求書発行が1500枚程度になるが、「従来の仕組みでは、封かん機を用いる分で4時間程度、手作業の分で2、3時間を費やしていました」と木村氏は振り返る。

竹下芳広 氏、木村隆之 氏

新たな帳票システムとオルフィスの連携で環境改善

請求書発行作業の環境改善は、基幹システムの更新に伴う新たな帳票システムの導入を受けて実施されることとなった。

情報システム部・課長の竹下芳広氏は、その経緯を次のように語る。「実は、帳票出力をよりスムーズにする仕組みとして、ACCESSに替えてウイングアーク1st社の帳票システム(SVF)の導入を検討していました。この話を具体的に進めようとした折り、偶然に『オルフィスEX』を目にしたのです」。IT機器も扱う地元の商社である古莊本店から案内された展示会場でのことだった。

「オルフィスEX」の印刷スピードと、「ORメーリングフィニッシャー」による封かんまでの効率的な処理は、財務部が抱えていた請求書発行業務の課題を解決する策として最適なものだった。

RISO オルフィスEX 7250

本社内に設置された「オルフィスEX 7250」と「ORメーリングフィニッシャー」、「ComuColorExpress IS1000C」

後日、理想科学工業熊本支店のショールームに竹下氏、他担当者数名で足を運び、実機のデモを改めて確認した。木村氏は、「社内にある輪転機と同じくらいの速さで印刷されていく様に目を奪われました。また、カラー印刷の単価が1.56円※と非常に安いことにも魅力を感じました」と言う。

こうして、「オルフィスEX 7250」と「ORメーリングフィニッシャー」、さらに可変データの大量印刷を効率的に行うためのプリントコントローラ「ComuColorExpress IS1000C」の導入を正式決定。基幹システムおよび「SVF」との接続検証などをしっかり行ったうえで、2015年5月から運用を開始した。

作業時間が1/3に、カラー印刷の低廉化効果も

「オルフィスEX」の導入によって、請求書発行にかかる作業負荷は大幅に軽減された。印刷から封入・封かんへの移行や取引先の個別要望への対応は、大半が自動化され、トータルの作業時間は3分の1程度に短縮された。

また、カラー印刷コストが従来の4分の1以下に抑えられたため、請求書フォームを作り変えてカラー化した。竹下氏は、「以前より見やすくなりましたし、社判も自動処理で入れられるようになりました」と話す。

印刷している請求書の例

封筒部分にあて名以外の印刷を追加できるようになったこともメリットの1つと捉えている。「いまは封筒の裏面に7月開催の展示会の案内を印刷しています。請求書と一緒にチラシを同封するわけにはいきませんが、こうした形で情報提供できれば、販促にかかるコスト低減にもつながります」と、木村氏は説明する。

封筒の印刷では、時期に応じて案内も入れられる

丸菱では今後、請求書以外の帳票、さらに種々の社内資料、販促用のチラシやDM葉書なども「オルフィスEX」で出力していく考えだ。

オルフィスEX 7250 優れた経済性(フルカラー1枚1.56円、モノクロ1枚0.53円)、高速120枚/分、オプション装置で封入・封かんも自動化可能。

お問い合せ先

  • 理想科学工業株式会社
  • 住所:東京都港区芝5-34-7 田町センタービル
  • 電話:お客様相談室 0120‐534‐881
  • http://www.riso.co.jp

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