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第二回 システム導入の方法を比較する

2017.06.27


連載第一回で整理したシステム導入の方法を、詳しく解説します。

(1)手作りシステムの特徴
  作りたいシステムが一番よく実現できそうなのが手作りシステムです。しかしながら、特に中小企業の場合はそうならない場合が多く発生します。

 まず、自社で開発するにせよ外部に開発を委託するにせよコストと時間が膨大にかかります。あるいは完成にたどり着かないかもしれません。なぜならば、最初に要件を決めきれないことがあるからです。要件を整理しないまま開発すると、思ったことが実現できていなかったり、使い勝手が悪かったり、メンテナンス性の悪いシステムになっていったりします。

 手作りのシステムで成功する条件は、経営者の想いと業務の内容をよく理解していて、かつシステムの構築方法にも精通している開発者がいることですが、専任の担当者がいない企業では、ハードルが高くなってしまいます。

(2)EXCELでの運用
 Excelは便利です。すぐできますし実現したいことを自分で作れます。個人レベルで使うには最適でしょう。複数の人で情報を共有したい場合には少し支障が出てきます。少し複雑になってくるとVBなどでマクロを作れますが、対応には限界があります。
 作りこみすぎると属人的なシステムになってしまい、作った人以外にはわからない問題を生じさせることがあります。
 Excelでイメージを作れたら、卒業してデータベース化を進めましょう。

(3)ACCESSでの開発 
 ACCESSも身近な業務を手軽に作れるのでよく使われてきました。ただ、技術者でない人が開発するには、最初に理解するまでにちょっとハードルがあります。
 また、最大のネックは共有して使う場合です。排他制御に苦労したり、タイミングが悪ければDBが壊れることもありますので、個人ユース向きと言えます。 
 今後機能追加とかがなされていく様子はあまり感じられないため、いつまでもあるかどうかも不安なところがあります。

(4)パッケージ・システムの特徴
 パッケージには、その業態で使う細かい部分まで入っている業務特化のシステム、全業種で共通的なところだけ入っている汎用的なもの、汎用的ではあるが細かいところまで設定で変えられるように実現しているもの、半製品的でカスタマイズ前提のものなどがあります。
 いずれにしても、そのままパッケージに合わせて使えば、手作りのシステムよりもかなり安く使えますよ、というところが売りです。
 ところが、実際は導入してから何ヶ月もあるいは何年も業務が上手く回っていない例も数多くあります。さらに、自社に合わせてカスタマイズするとコストが高くなったり、フィットするようには変更できなかったりするケースもあります。ココストは運用にかかる時間や費用も考えて計算したいものです。売りっぱなしでフォローがなく「買ったものの使いこなせない」という声も聞きます。 

(5)クラウドシステムの特徴
 クラウドという表現は形態の話で内容の種類ではありませんが、1アカウントごとの月額料金で、用途に沿って提供されるサービスを指しています。
 すぐに簡単に使えて何にでも使えるところが売りですので、汎用性が重視されています(画面のレイアウトや項目の構成などもある程度は自分でもカスタマイズできるようになっています)。
 より複雑な処理を実現しようとすると、そこまではできないか、別途費用を払って依頼することになります。業務を切り出して、クラウドに適した部分を乗せるのが賢い使い方になります。 

(6)組み合わせるのがベスト
 これらのいろいろなシステム導入のどれを選ぶか――それぞれの得意なところを組み合わせて補完するというのが、今の変化のスピードが速い時代に適した方法と考えています。
  早くできて、簡単に使えるものと組み合わせしやすいのが、「FileMaker]です。全体をデータベースで統合し、かつ変化に対応して機能追加や変更が容易にできるからです。
 例として、クラウドシステムで現場周りとのやり取りをし、データベースとしてFileMakerを使うという組み合わせを下図に挙げます。
 

copyright:ITC総合研究所

 

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