名刺をスキャナで読み取ると…データ化されてる！

プリント・複合機・スキャナ顧客管理

2016年夏号 2016.08.23

交換した名刺の全社活用にも一役！
クラウドにつながる最新スキャナの威力

「えっと…どこだったっけ？」──机の上やキャビネットに貯まっていく一方の名刺、書類、パンフレットなどなど。探す手間や置いているスペースのムダはもちろんのこと、せっかくの情報を有効に使いこなせていないのは、会社としてもったいない。

最新スキャナで紙の電子化、クラウドで全社共有

こうした課題の解決にはスキャナで名刺や書類を読み取り、“紙の電子化”“ペーパーレス化”を行うのが最良の手立てである。

スキャナというと、複合機に付属している機能を思い浮かべるかもしれないが、大量の書類を手元で簡単に電子化できる卓上スキャナ専用機に着目してみたい。

お勧めは、PFUのスキャナ「ScanSnap」（スキャンスナップ）シリーズである。

ビジネス向けで高評価を得ている卓上型の「iX500」は、本体にある1つのボタンを押すだけで、操作に迷うことがない。

原稿のサイズやカラー、両面か片面か、向きや傾きなど、スキャナ側で自動で判別・補正し、毎分25枚（両面で50面）の高速読み取りでPDF等のデータに変換する。

さらにOCR（文字認識）機能を標準搭載し、キーワードによるPDFファイルの検索や自動仕分けも可能にしている。

名刺管理サービスSansanを買い切りで利用可能

紙の情報を電子化することで有効活用が可能になるものの代表例に名刺がある。人脈はいわば会社の財産。社員が交換した名刺を個々にしまっておくのは宝の持ち腐れだ。データ化して、いつでも閲覧・活用できる情報とすることで、ビジネスの機会創出や営業強化、顧客対応強化に役立てられる。

名刺データ社内で共有しませんか？

こうした名刺データの共有・管理も、実は「ScanSnap」で手軽かつ安価に行えるのだ。

名刺管理のクラウドサービスでトップシェアを誇るSansan（サンサン）との協業で2016年5月にリリースした「ScanSnap iX500 Sansan Edition」である。

「Sansan」は、名刺情報を全社活用するためのクラウドサービス。各自の机の中に眠ってしまいやすい名刺情報を関係者で共有し、顧客との関係構築・営業活動に活用しやすくする。スキャンした名刺はオペレータが確認しデータ入力を行うので、精度の高いデータベースを作成してくれる。

同サービスの利用にあたり、通常は利用状況・人数に応じた月額利用料金が必要となるが、「ScanSnap iX500 Sansan Edition」では月額利用料金なしの買い切り型でSansanを利用できる。セットされているのは「Sansanスマートフォンプラン」の特別版。スマートフォンから名刺データ500枚分を共有管理できるストレージライセンスが付属している。

「iX500」で名刺を読み取るとデータはSansanに送られ、24時間以内にデータベース化されて手元のスマートフォンで閲覧・検索が可能になる。もっと多くの名刺を登録したいときは有料でアップグレードできる。

1台で書類のスキャンデータも名刺データの共有も！