IT経営マガジン

COMPASSONLINE

「ITのホント、経営のヒント」を現場目線でわかりやすく紹介!
参考事例をきっと探せる、中小企業のIT活用情報サイトです。

名刺をスキャナで読み取ると…データ化されてる!

2016年 夏号 2016.08.23


交換した名刺の全社活用にも一役!
クラウドにつながる最新スキャナの威力

「えっと…どこだったっけ?」──机の上やキャビネットに貯まっていく一方の名刺、書類、パンフレットなどなど。探す手間や置いているスペースのムダはもちろんのこと、せっかくの情報を有効に使いこなせていないのは、会社としてもったいない。

最新スキャナで紙の電子化、クラウドで全社共有

こうした課題の解決にはスキャナで名刺や書類を読み取り、“紙の電子化”“ペーパーレス化”を行うのが最良の手立てである。

スキャナというと、複合機に付属している機能を思い浮かべるかもしれないが、大量の書類を手元で簡単に電子化できる卓上スキャナ専用機に着目してみたい。

お勧めは、PFUのスキャナ「ScanSnap」(スキャンスナップ)シリーズである。

ビジネス向けで高評価を得ている卓上型の「iX500」は、本体にある1つのボタンを押すだけで、操作に迷うことがない。

原稿のサイズやカラー、両面か片面か、向きや傾きなど、スキャナ側で自動で判別・補正し、毎分25枚(両面で50面)の高速読み取りでPDF等のデータに変換する。

さらにOCR(文字認識)機能を標準搭載し、キーワードによるPDFファイルの検索や自動仕分けも可能にしている。

名刺管理サービスSansanを買い切りで利用可能

紙の情報を電子化することで有効活用が可能になるものの代表例に名刺がある。人脈はいわば会社の財産。社員が交換した名刺を個々にしまっておくのは宝の持ち腐れだ。データ化して、いつでも閲覧・活用できる情報とすることで、ビジネスの機会創出や営業強化、顧客対応強化に役立てられる。

名刺データ社内で共有しませんか?

こうした名刺データの共有・管理も、実は「ScanSnap」で手軽かつ安価に行えるのだ。

名刺管理のクラウドサービスでトップシェアを誇るSansan(サンサン)との協業で2016年5月にリリースした「ScanSnap iX500 Sansan Edition」である。

「Sansan」は、名刺情報を全社活用するためのクラウドサービス。各自の机の中に眠ってしまいやすい名刺情報を関係者で共有し、顧客との関係構築・営業活動に活用しやすくする。スキャンした名刺はオペレータが確認しデータ入力を行うので、精度の高いデータベースを作成してくれる。

同サービスの利用にあたり、通常は利用状況・人数に応じた月額利用料金が必要となるが、「ScanSnap iX500 Sansan Edition」では月額利用料金なしの買い切り型でSansanを利用できる。セットされているのは「Sansanスマートフォンプラン」の特別版。スマートフォンから名刺データ500枚分を共有管理できるストレージライセンスが付属している。

「iX500」で名刺を読み取るとデータはSansanに送られ、24時間以内にデータベース化されて手元のスマートフォンで閲覧・検索が可能になる。もっと多くの名刺を登録したいときは有料でアップグレードできる。

1台で書類のスキャンデータも名刺データの共有も!

名刺以外の業務系クラウドとも連携・利用可能

このほかにも、「ScanSnap」はパソコンやスマートフォンを使わずに、スキャナからスキャンしたデータを直接クラウドサービスに連携できる「ScanSnap Cloud」で、業務系クラウドもシームレスに活用できる。

具体的には、スキャンした原稿を①レシート(領収書)、②名刺、③文書、④写真の4種に自動判別し、それぞれの種別でユーザーが利用するクラウドサービスに振り分けて保存。連携先のクラウドアプリケーション側でデータの自動取り込みなどを実現している。

連携するクラウドサービスは拡大中で、例えばレシートデータを活用できる会計分野では、従来からの「freee」「MFクラウド会計」「STREAMED」に加え、この7月から「弥生会計/やよいの青色申告」とも連携し、会計業務の効率化に貢献する。

「スキャナが直接クラウドにつながる」ことによってデータ活用のスピードはぐんと速くなり効率化する。「ScanSnap」で、自社の業務改革を進めていきたい。

「ScanSnap Cloud」の概要

お問い合わせ先

資料請求フォーム

この記事に紹介されたサービス・製品について、資料を請求できます(無料)。

(必須)の項目は必ず入力してください

郵便番号(必須)

住所(必須)

会社名

お名前(必須)

メールアドレス(必須)

電話番号

COMPASSの読者登録を希望する(すでに読者登録されている方は「いいえ」を選んでください)

ご意見・ご要望このフィールドは空のままにしてください。


無料メール会員登録はこちら

読者の登録変更はこちら

2017年秋号表紙 最新号

2017年 秋号

08月5日発行

経営者が知っておきたい今どきのWeb活用事情

≫ 最新号の詳細はこちら ≪

最新号を読む

バックナンバー

≫ 読者アンケートはこちら ≪

COMPASSとは 中小企業支援情報